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职场新人,如何快速使用PPT模板?

在工作中,我们经常会接到这样的任务。

最近有一些小伙伴问郑少。

早上给你一个PPT,下午开会就要用,又或者今天给你一个word,明天就要PPT。

对于PPT小白该如何使用模板,快速做出不错的PPT。

当我们拿到这样的PPT的时候,其实内心是拒绝的。在这么短的时间内,找个模板都来不及,更别说做好一个PPT了。

确实,有时没必要非要搞懂PPT的每个工具,做出满意的PPT即可。

那么,如何在最短的事件内做出老板想要的PPT呢?只需要最简单的操作就可以做出一个合格的PPT。

这次为了给小伙伴一个不错的体验,郑少特意录制了Gif。

1.word快速变PPT

老板只给了word文字版,时间紧,任务重,怎么破?

两个办法解决,办法一:word发送到PPT。

打开word之后,我们发现不管是导出还是另存为都没有直接导成PPT的按钮,这是因为有一部分的功能被隐藏了,需要我们自己找出来。

在word中点击文件,然后点击选项按钮,我们就可以看到word的各种设置和功能。点击快速访问工具栏,选择所有命令,找到”发送到Microsoft
powerpoint“功能,选择添加。

PPT会根据我们word文档的段落大纲自动生成一个PPT,所以,在我们选择要发送到PPT的时候,要先将word的段落大纲先排好。

只需要在word视图中点击大纲视图,然后为文字设置级别就行。

办法二:直接复制,快速制作PPT

打开word,全选复制文档,然后新建一个PPT,找到PPT视图下的大纲视图,在左侧页面右边点击一下,然后黏贴,我们就可以看到所有的文本都黏贴在同一页PPT上。

此时,我们只需在需要分页的地方,按回车键即可。

操作完成后点击普通,回到PPT编辑页面。

当然这两种办法也有缺陷,那就是图片和表格不能直接导入,需要我们重新手动复制一下。

现在我们只要花一两分钟我们就可以直接把word变成一个PPT,而不用自己一段段文字去复制粘贴。

将模板中可能用到的地方录制了一遍,就说是不是真爱吧!

2.套模板,做减法

将word导成PPT之后,我们的PPT还只是一个白底黑字的,这样是交不了差的。

如果可以用自己的模板,那自然是好,但现实是在绝大部分情况下,我们只能用公司的模板。(/忧伤)

点击PPT菜单栏上的设计,找到向下的小三角形,可以进行主题浏览,先把公司模板套进来再说。(点击公司模板就行)

套上模板之后,我们的PPT就基本成形了。

我这是随便套的一个模板,但是我看过很多公司的PPT模板,还是会有各种艺术的,阴影的,棱台的效果,反正什么效果都加。

加上这些乱七八糟的效果的PPT真的好丑好不好。所以我们套上模板之后,先把这些给去乱七八糟的效果去掉。当然你也可以现在模板上去掉再套上去。

去掉方式也很简单,直接复制然后粘贴为只保留文本即可,因为实在是很难看出到底加了什么效果。

好了,废话不多说了。

3.美化PPT

套上模板,做完减法之后,我们的PPT已经基本成型了,但还是比较丑,所以,我们接下去就要对PPT进行一些简单的美化。

下面介绍的都是最基本,可以快速上手的美化。PPT美化分为以下几个部分。

1.字体统一,突出主题

文字是我们PPT最基本的一个元素,打开PPT我们就可以看到,字体主要有3个属性,一个是字体的样式,比如宋体,微软雅黑,一个是字体的大小,还有一个是字体的颜色。

只要掌握这三个属性就可以做出不错的效果,甚至还形成了一个流派,叫做高桥流。

我们这里说的字体统一就是指这三方面的统一。

样式统一:打开PPT,点击开始,在右侧找到替换下的替换字体,可以直接对PPT进行替换。在制作PPT过程中尽量不要使用系统默认的宋体,因为这真的不好看。

如果你的PPT很多的话,建议装个插件Nordri Tools,可以一键进行字体替换。

如果不知道选什么字体,可以保守一点选择微软雅黑,不管是做标题还是做正文阅读都有不错的效果。

大小统一:在PPT中,每个页面的正文字体大小和标题字体大小应该基本保持一致,除非需要强调。标题可以适当的放大,但不能超出正文字体大小太多,不然会不协调。

颜色统一:在PPT中的字体颜色应该基本保持一致,比如文字统一用浅黑色,有需要强调的地方,再把文字变成红色。如果一旦确定强调用红色,那么后文的强调也要保持一致。

2.内容对齐

人们总是喜欢整齐干净的,而不是乱糟糟的东西。PPT在这方面更为明显,没有对齐的内容怎么看都有一种怪异的感觉。

对齐是设计的4个基本原则之一,任何东西在页面上都是有其价值和联系的,而这种联系我们通常就是用对齐实现。

比如这样的:

向右对齐之后是不是好了很多呢?

就文字而言,有左对齐,居中对齐,右对齐,两端对齐。

但对于一般的新手而言,尽量少用居中对齐和两端对齐。

对于对象而言,只要选中对象,在格式里有一个对齐选项,里面就有各种对齐。当然也可以把它放到快键方式。

那个这个是怎么调出来的呢?

点击文件,选中选项,点击快速访问工具栏,就可以调出这个页面。

注意我画圈的几个地方。
1.全部显示:页面默认是显示常用的功能,如果找不到就点全部显示;
2.在功能下方显示,快捷功能显示的位置,影响不大,看个人爱好;
3.工具栏显示个人快捷工具,可进行添加和删除;
4.自定义可导入导出保存快捷工具栏,后文有我的快捷工具栏文件,下载直接导入即可。

一、设置模板

对于PPT模板主要就是字、图、色,具体怎么用呢。

怎么做,首先你的下载一套PPT模板吧。

无法打开下载的PPT模板

但是却发现根本无法打开,这可怎么办?

跟我来,打开PPT一起操作。

设置信任中心

选择【文件】—【选项】—【信任中心】—【信任中心设置】—【受保护视图】—【取消勾选】,设置完之后即可打开。

3.用好取色器

PPT的配色是很多人都比较头疼的一个问题。什么色相,饱和度,纯度,暖色系……,光是记各种名词就可以消磨完我们耐心。

所以,对于新手而言,只要知道怎么用就行。

点击这个吸管,然后点我们想要的颜色就可以直接获取。取色的时候,我们可以从logo,或者公司的一些元素上入手。

比如上图的所有颜色就均来自于logo。

只要通过以上几步,我们就可以快速的做出一个老板想要的合格PPT,而我们只需要一点基础的PPT操作。

想知道如何更进一步,做出一个让老板惊喜的PPT吗?

且听下回分解。

二、内容部分设置

其实最重要的还是关于内容方面的,下面郑少带你看一下。

1、快速换主题色

有时下载的模板配色并不是自己公司的,也不是自己想要的。

这时就需要重新设置PPT 的主题色。

吸取LOGO色值并记录下来

首先将截图的LOGO放在PPT内,然后选择截图再点击【开始】—【形状填充】—【取色器】。

将取色器放在LOGO截图上,会出现色值和颜色名称,将色值记录下来。

输入色值

将上面记录的色值输入新建的主题颜色中,然后逐个选择。

如果使用的是多色的,逐一输入色值设置。

输入之后,整套模板立马颜色就改变了。

2、替换图片

对于模板重要的就是图片,但是怎么替换图片呢?

在2010Powerpoint以上版本都会有合并形状工具,这里面有一个相交工具可以进行替换图片。

但是图片与图片之间却找不到这个相交工具。

这时就需要设置一个东西,快速访问工具。

设置快速访问工具

设置之后,在菜单栏就可找到相交工具。

设置之后的相交工具

设置好之后,就可以使用相交工具替换图片了。

替换图片

3、删除LOGO

对于模板里的LOGO是不是有无法删除的经历。

怎么删除并换上自己的LOGO呢?

删除LOGO并换位自己的LOGO

4、修改标题栏

有时模板里的标题栏,并不是自己想要的。

这时就可以设计自己的。

修改标题栏

首先选择原来的标题栏,然后按Ctrl+D复制一份。

最后插入色块并修改字体的颜色为白色。

设置完之后,关闭母版,选择页面右击鼠标即可替换新的标题栏。

你肯定有点疑惑,快速对齐的红色虚线是怎么设置的。

这个需要设置一下智能参考线,看一下。

设置智能参考线

5、修改内容数量

有时做PPT时,模板里设置的内容有多有少,那么怎么快速增加或减少呢?

看一下。

1)增加内容数量

增加内容数量

首先将整体缩小,然后解散并组合,选择最后一个按【Ctrl+Shift+鼠标左键】复制一份。

然后全部选择并点击【横向分布】和【组合】,之后选择【水平居中】。

最后一个信息的图标该怎么替换呢?

看一下。

修改图标

插入一个新图标,然后缩放其大小,并设置对齐,最后按顺序修改主题颜色。

2)减少内容数量

一旦内容数量太少,又该怎么减少呢?

看一下。

减少内容数量

这个操作跟增加内容数量一样,快动手试试。

6、快速修改文字颜色和大小

1)快速修改文字颜色

如果想要快速修改文字颜色又该怎么办呢?

快速修改文字颜色

先修改一个文字的颜色,然后选择其他文字直接按F4快捷键。

2)快速修改文字大小

当你把内容页减少之后,此时会显得有点空。

可以将标题调大一点。

快速修改文字大小

同样先修改第一个标题的大小。

然后选择其他的文字直接按快捷键F4既可搞定。

7、用格式刷快速添加阴影

当你替换图片之后,如何快速给所有图片添加阴影呢?

快速添加阴影

选择第一个已经添加阴影的图片,然后点击【开始】并双击【格式刷】。

最后依次点击没有阴影的图片即可快速添加阴影。

9、快速修改数据图表

有时模板中插入了数据图表,但是怎么快速修改数据呢?

修改数据图表

首先选择【数据图表】—【设计】—【编辑数据】

根据自己的需求输入数据进行修改。

10、快速增加新的内容

有时模板里的内容,根本无法满足我们的需求。

这时就需要新建一个页面并加入内容。

1)快速增加逻辑图表

选择上面的页面直接回车新建一个页面。

然后点击修改标题内容。

添加逻辑图表

修改标题之后,把下载的逻辑图表拷贝进去。

这个能变色的逻辑图表就是在KOPPT下载的,拷贝过来即可变色。

是不是很酷,然后修改文字即可完成。

2)快速增加数据图表

既然能添加逻辑图表,当然也能快速添加数据图表。

快速添加数据图表

同理,跟添加逻辑图表的原理一样。

是不是也很酷,都能快速变色,赶快动手操作吧!

好了到这里就要结束了。

今天分享的都是些很重要的东西。

下期精彩不断,记得观看。

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